Otomasi Perpustakaan Manual Athenaeum Light 6.0

Manual Athenaeum Light 6.0
Disusun oleh
KALI
APA ITU ATHENAEUM LIGH
Kata Athenaeum diambil dari bahasa Yunani, yang artinya perpustakaan atau reading room. Nama ini digunakan oleh Sumware Consulting, NZ untuk nama produk perangkat lunak “gratisan” yang mereka buat.

Versi Light, adalah versi sederhana dan merupakan potongan dari versi yang lebih lengkap Athenaeum Pro (tidak gratis). Sekalipun aplikasi ini adalah gratisan dan sekedar potongan perangkat lunak untuk tujuan promosi, nampaknya fitur-fitur dalam Athenaeum Light masih sangat menarik untuk dipakai sebagai salah satu sarana otomatisasi perpustakaan secara sederhana. Tentang Athenaeum bisa dilihat di http://sumware.co.nz/athenaeum/light.php

Selain menyuguhkan fasilitas untuk mengemas pangkalan data buku (collections), aplikasi ini juga menyediakan fasilitas untuk melakukan peminjaman dan membuat laporan. Fasilitas lain seperti seperti pembuatan label, barcode, statistik dan stock opname juga disediakan. Hal ini menjadi nilai tambah tersendiri yang jarang dijumpai pada aplikasi gratisan lain.

Athenaeum dibangun dari Software Database Filemaker Pro 6.0 (www.filemaker.com). Sebuah perangkat lunak untuk mengelola data dengan operasi yang sangat mudah dan sederhana. Kemudahan yang diberikan Filemaker telah menobatkannya sebagai software yang “paling mudah” digunakan, versi majalah PC World 2004. Kemudahannya pula yang memberi peluang pada banyak orang (non-programer) mampu untuk memodifikasi bahkan membuat sendiri sebuah aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan,

Athenaeum Light 6.0 dikemas secara open-script, artiya kode atau formula di dalamnya tidak ditutup oleh pembuatnya. Hal ini memudahkan para pemakainya untuk meperbaiki, memodifikasi tampilan, field, bahasa, serta relasi data sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
INSTALASI DAN KONFIGURASI
.Athenaeum Light 6.0 dikemas secara runtime [exe] dan bekerja pada OS Windows / 95 / 98/ ME / 2000 / XP. Dengan mengkopi seluruh file ke dalam perangkat keras (copy paste). Aplikasi ini bisa dibuka dengan meng “klik” 2x.

Athenaeum Light Application atau EXE

MEMBUKA PROTEKSI (READ ONLY)

Untuk dapat melakukan entry data dan perintah lain secara penuh, maka proteksi (read only) yang umumnya jika kita mengkopi Athenaeum Light dari CD-ROM ke komputer dengan OS Windows / 95 / 98/ ME / 2000 / XP harus dibuka terlebih dahulu.
Caranya adalah sebagai berikut;

Klik kanan pada folder Athenaeum Light à Properti

2. Hilangkan status Read Only yang masih aktif dengan cara mengklik tanda check list-
3. Tanda check-list Read-only telah hilang

Pilih Apply à pilih Apply changes to this folder, subfolders and file
Catatan: untuk OS Windows XP perintah di atas bisa diabaikan.

MENGGUNAKAN ATHENAEUM LIGHT 6.0

Klik 2x pada file Athenaeum Light Application atau EXE

Lalu akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini

Password
Ada 3 pilihan password untuk membuka Athenaeum Light 6.0
Masukkan password (pilih salah satu password di bawah ini) à ok
Admin (tertinggi) : merdeka
Petugas/pustakawan : freedom
Pengguna (OPAC) : user

Untuk Athenaeum 8.5 v.1 : Kolom user name DIKOSONGI SAJA

Interface (tampilan depan) Athenaeum Light 6.0 dengan menggunakan password merdeka atau freedom

Interface (tampilan depan) Athenaeum Light 6.0 dengan menggunakan password user

MENU ADMINISTRASI

Pada interface (tampilan depan) Athenaeum Light 6.0, terdapat menu Administrasi yang berfungsi untuk merubah beberapa setting seperti memasukkan data organisasi, memasukkan nama administrator, merubah setting athenaeum menjadi multi-user, menetapkan jumlah maksimal buku yang dapat dipinjam, membuat batasan masa atau waktu peminjam dan juga merubah default kertas yang akan dicetak.

Memasukkan Nama dan Logo Organisasi serta Nama Petugas dan Jabatannya

Pilih menu Administrasi, kemudian isilah nama organisasi, nama petugas serta jabatannya dan bila perlu masukkan logo organisasi anda.
Contoh:
Nama Organisasi : Perpustakaan Indonesia Membaca
Nama Admin/petugas : Edo Kasela
Jabatan : Librarian
Maksimum buku yang boleh dipinjam : 10 buku / items
Jangka waktu peminjaman : 14 hari termasuk hari Sabtu dan Minggu (dengan merubah tombol off ke on). Jika jangka waktu peminjaman selama 14 hari tidak termasuk hari Sabtu dan Minggu, maka pindahkan tombol On ke posisi Off.

MENU INFORMASI

Menu ini digunakan untuk memasukkan informasi cara pemakaian Athenaeum, peraturan perpustakaan dan informasi apa saja yang ditujukan kepada pemakai perpustakaan.
Untuk mengisi informasi serta peraturan-peraturan perpustakaan, cukup mengetikkan aturan-aturan/informasi pada kolom yang tersedia.

Lihat gambar di bawah ini :

MENU PENCARIAN

Menu ini berfungsi sebagai katalog untuk mencari buku. Pada menu ini terdapat beberapa fasilitas untuk mencari / menemukan kembali suatu koleksi dengan menggunakan beberapa metode:
1. Fast Find
Pencarian suatu koleksi dengan pendekatan keyword. Dengan mengetikkan keyword, kita dapat memperoleh beberapa list buku yang sesuai dengan keyword yang kita ketikkan pada kolom pencarian.
Contoh
Ketiklah keyword management à Klik OK (tombol ENTER tidak dapat digunakan sebagai shortcut OK) maka akan muncul list buku yang berkaitan dengan kata kunci yang diketik.

2. Easy
Pencarian suatu koleksi dengan menggunakan empat (4) pendekatan, pendekatan judul, pengarang, subyek dan nomor panggil (call number)

3. Detail
Pencarian detail, biasanya digunakan oleh para pengelola perpustakaan dalam mencari koleksi menurut kategori yang lebih detail.
Contohnya, mencari buku dengan kriteria tertentu yaitu dengan pendekatan penerbit tertentu, harga tertentu, jenis tertentu dan lainnya.

Berikut ini gambar tampilan penelusuran secara detail

KATALOG

Katalog pada Athenaeum, telah disesuaikan dengan standar AACR (Anglo-American Cataloguing Rules). Hal ini memudahkan pengguna Athenaeum untuk langusng memasukkan data pada setiap field-fieldnya.
Salah satu katalog Athenaeum:
Bagaimana cara mengisi data buku atau koleksi kita pada katalog Athenaeum?
1. Klik tombol Isi data yang ada di bagian atas
2. Ketik data yang telah kita buat pada setiap field
3. untuk mengisi tampilan cover buku atau koleksi, lakukan copy and paste

Contoh:
Judul : Aku seorang pustakawan
Pengarang : Mulan Kwok
Subyek : pustakawan, novel, perpustakaan
Item id : 0306060001
ISBN : 0-7879-5077-7

Jika telah selesai mengisi data, klik gambar rumah (home) yang ada di pojok sebelah kiri. Athenaeum akan menyimpan data yang sudah kita masukkan secara otomatis.

Jika kita menginginkan buku ini menjadi buku reference, maka pilihlah tab Admin
Kemudian berikan check list dengan cara mengklik kolom Not for issue.

MENGISI DATA ANGGOTA

Untuk mengisi data anggota, pilih menu Anggota pada tampilan awal, kemudian pilih Isi data, dan masukkan data yang kita miliki

PEMINJAMAN

Jika sudah ada data buku dan data anggota, kita dapat melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku.

Untuk melakukan peminjaman, klik menu Peminjaman

Masukkan No. ID Anggota, jika berhasil, akan muncul nama anggotanya.
Kemudian, masukkan no. ID buku/koleksi, kemudian klik OK.

PENGEMBALIAN

Untuk melakukan pengembalian, masukkan no. ID buku/koleksi kemudian klik OK

PERPANJANGAN

Jika ada anggota yang belum sempat untuk mengembalikan buku/koleksi tepat waktu, ia dapat melakukan perpanjangan masa peminjaman, Athenaeum menyediakan fasilitas tersebut untuk memenuhi kebutuhan anggota untuk memperpanjang masa peminjaman.

Klik tab Perpanjangan, masukkan no. id buku/koleksi yang akan diperpanjang.

MEMBUAT BARCODE

Athenaeum Light, menyediakan fasilitas untuk membuat barcode yang berfungsi untuk memudahkan pengelola perpustakaan/taman bacaan dalam melakukan transaksi peminjaman, pengembalian dan juga perpanjangan buku.

Untuk membuat barcode yang diperlukan adalah meng-install font barcode terlebih dahulu ke komputer kita.
Caranya: buka folder seperti yang terlihat di bawah ini
Kemudian copy file yang di-shortir biru, dan paste di folder Font Windows
Buka Athenaeum, dan pilih menu Katalog, pilih Fasilitas Lain
Maka akan muncul tampilan seperti ini;

klik menu Print yang terdapat dalam kolom Barcode & DDC, kemudian OK
maka akan muncul tampilan seperti ini:

pastikan komputer kita telah terkoneksi dengan printer, kemudian pilih menu Continue yang terdapat di sebelah kiri, pilih OK jika kita ingin mengeprint. Kertas A4 dapat memuat 21 barcode yang akan di cetak.

MEMBUAT KARTU KATALOG

Ada beberapa perpustakaan/taman bacaan yang memerlukan kartu katalog secara manual, meskipun katalog tersebut telah berbentuk elektronik.

Berikut ini cara membuat kartu katalog
Pilih menu Katalog, kemudian klik Fasilitas Lain dan pilih Kartu Katalog

Agar tidak terpotong seperti tampilan di atas, maka sebelum kita mencetak ubahlah set up kertas menjadi landscape. Kertas A4 dapat mencetak 6 kartu katalog.

MEMBUAT LABEL

Sebelum kita membuat label, pastikan dalam tampilan katalog, kita telah memasukkan data pada kolom Nomor Panggil yang terdapat di sebelah kanan.

Jika kita telah memasukkan data pada kolom Nomor Panggil, pilihlah menu Fasilitas Lain, kemudian pilih Item Label, kemudian Ok. Maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini

Pilih Continue, kemudian Ok

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: